Świadczenie usług w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych
1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie przyjmowania, przemieszczania
i doręczania przesyłek pocztowych oraz ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Olsztynie.
2.Usługa jest świadczona w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w przypadku niemożności doręczenia, w obrocie krajowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i w obrocie zagranicznym tj. w Europie i poza Europą.
3.Zamawiający zobowiązuje się na potrzeby realizacji usługi, właściwie przygotowywać przesyłki do nadania oraz przygotowywać zestawienia ilościowe w przypadku przesyłek nie rejestrowanych
i zestawienia z wyszczególnieniem adresatów, w przypadku przesyłek rejestrowanych:
a)zestawienie dla przesyłek rejestrowanych jest prowadzone w postaci czterech książek przez :
MOPS,
MOPS – Dział Dodatków Mieszkaniowych,
MOPS – Dział Świadczeń Rodzinnych,
MOPS- Dział Świadczeń Rodzinnych Świadczenie Wychowawcze 500+
b)Zamawiający (nadawca) umieszcza na przesyłce nazwę odbiorcy /adresata przesyłki pocztowej, wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej), określając jednocześnie rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny Zamawiającego (nadawcy). Obowiązek właściwego przygotowania przesyłki oraz sporządzenia powyższych zestawień ciąży na Zamawiającym. Zestawienia (w postaci książek nadawczych) będą sporządzane w 2 egzemplarzach – po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.
c)Zamawiający podczas wykonywania usługi wymaga od Wykonawcy zachowania na przesyłce pocztowej czytelnych danych Zamawiającego i nie dopuszcza sytuacji, w wyniku której na przesyłce będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający. Przesyłki muszą być nadawane wyłącznie na podstawie dokumentów i druków potwierdzenia nadania oraz druków doręczenia i zwrotnego potwierdzenia odbioru wypełnionych przez Zamawiającego. Zarówno na kopertach jak i na ww. dokumentach i drukach muszą znajdować się wyłącznie dane adresowe Zamawiającego. Zamawiający musi na nich figurować jako nadawca.
5.Odbiór oraz nadawanie przesyłek pocztowych będzie następować z następujących siedzib: 5.1.Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej przy al. Marsz. J. Piłsudskiego 61 A w Olsztynie III piętro Kancelaria pok. 309 w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2018 r. - w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz.13.30 -14.00
5.2.Doręczanie przesyłek listowych będzie następowało do siedziby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej przy al. Marsz. J. Piłsudskiego 61A w Olsztynie III piętro Kancelaria pok.309, w dni robocze od poniedziałku do piątku w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2018r. w godzinach 7.30 -8.30
5.3.Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej- Działu Świadczeń Rodzinnych przy al. Marsz. J. Piłsudskiego 32 Olsztynie w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2018 r. - w dni robocze poniedziałek, środa, piątek w godz. 13.00 -14.00.
5.4.Doręczanie przesyłek listowych będzie następowało do siedziby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej –Działu Świadczeń Rodzinnych przy al. Marsz. J. Piłsudskiego 32 w Olsztynie , w dni robocze od poniedziałku do piątku w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2018r. w godzinach 7.30 -8.30
6.Zamawiający zobowiązuje się nadawać przesyłki w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie do miejsca przeznaczenia. Opakowanie listów stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana).Odpowiedzialność za przesyłki po przekazaniu ich Wykonawcy spoczywa w jego zakresie.
7.W przypadku nieobecności adresata lub innych osób uprawnionych do odbioru przesyłki w obrocie krajowym dostarczenie przesyłki będzie odbywać się z uwzględnieniem warunków i terminów do odbioru przesyłki określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa w tym zakresie.
W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązują zasady określone w przepisach międzynarodowych.
8.W przypadku zagubienia przesyłki w wyniku czego zostanie ona niedostarczona do odbiorcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo reklamacji. Reklamacja będzie się odbywać zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Prawa pocztowego.
9.Za wykonanie usługi Zamawiający zapłaci kwotę wynikającą z bieżących potrzeb Zamawiającego oraz cen usług pocztowych świadczonych przez Wykonawcę. Rozliczenia finansowe za wykonanie usługi będą dokonywane w okresach miesięcznych na podstawie specyfikacji wykonanych usług pocztowych sporządzonej przez Wykonawcę, zawierającą w szczególności sumę opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie rozliczeniowym oraz za usługę odbioru i doręczenia lub zwrotu przesyłek Zamawiającemu, stwierdzone na podstawie dokumentów zdawczo-odbiorczych podpisanych przez upoważnionych przedstawicieli Stron.
10.Szacunkowe dane dotyczące nadawanych przez Zamawiającego przesyłek w ciągu jednego roku kalendarzowego zawarte są w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do ogłoszenia.
Zamawiający zastrzega, że podane dane mają charakter szacunkowy a rozliczenie z Wykonawcą odbywało się będzie na podstawie rzeczywistych ilości wykonanych usługi w danym miesiącu kalendarzowym.
11.Wykonawca zobowiązuje się przekazywać Zamawiającemu specyfikację (zestawienie ilości
i wartości) nadanych w danym miesiącu kalendarzowym przesyłek, najpóźniej do 7-go dnia następnego miesiąca po miesiącu świadczenia usługi.
12.Wykonawca co miesiąc wystawi trzy faktury na:
Nabywca: Gmina Olsztyn Plac Jana Pawła II 1 10-101 Olsztyn NIP: 7393847026
Odbiorca: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej Al. Marsz.J. Piłsudskiego 61A 10-449 Olsztyn
z zaznaczeniem w treści faktury (w polu Uwagi lub Informacje dodatkowe) kogo dotyczy tj.
-Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej al. Marsz. J. Piłsudskiego 61 A 10-449 Olsztyn (korespondencja z książek nadawczych: MOPS i MOPS – Dział Dodatków Mieszkaniowych)
-Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej al. Marsz. J. Piłsudskiego 61 A 10-449 Olsztyn Dział Świadczeń Rodzinnych (korespondencja z książki nadawczej MOPS – Dział Świadczeń Rodzinnych)
-Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej al.Marsz.J.Piłsudskiego 32 (korespondencja z książki nadawczej MOPS- Dział Świadczeń Rodzinnych Świadczenie Wychowawcze 500+)
13.Zapłata wynagrodzenia za faktycznie wykonaną usługę będzie następowała z dołu, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, w terminie 14 dni od daty prawidłowo tj. zaakceptowanej przez Zamawiającego ilości i wartości usług pocztowych ujętych w wystawionej fakturze. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
14.Wykonawca jest zobowiązany do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej
w zakresie związanym z przedmiotem zamówienia, przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia na kwotę minimum 250 000 zł. W przypadku posiadania ubezpieczenia na okres krótszy niż okres realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia umów ubezpieczenia w ww zakresie na kolejny okres następujący bezpośrednio po zakończonym okresie ubezpieczenia
i przedłożenia Zamawiającemu dokumentów potwierdzających ten fakt na co najmniej 7 dni przed upływem terminu dotychczasowego ubezpieczenia, pod rygorem prawa Zamawiającego do odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Suma gwarancyjna nie podlega konsumpcji.
15.Wykonawca dla wypełnienia swoich zobowiązań powinien zapewnić doświadczone
i wykwalifikowane osoby zdolne do prowadzenia wszelkich powierzonych zadań, zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa oraz z postanowieniami odpowiednich decyzji, uzgodnieniami i opiniami, warunkującymi prawidłową realizację zamówienia. Osoby wykonujące przedmiot zamówienia powinny być pisemnie zobowiązane do przestrzegania przepisów w zakresie tajemnicy pocztowej oraz przestrzegania przepisów z zakresu ochrony danych osobowych oraz obowiązujących w tym zakresie procedur wewnętrznych Wykonawcy.
16. Wykonawca przez okres wykonywania umowy jest zobowiązany do :
a) dysponowania minimum 12 placówkami na terenie miasta Olsztyna, przy czym każda placówka Wykonawcy musi spełniać niżej wymienione warunki:
- być czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy przez minimum 8 godzin dziennie
- być oznakowana w sposób widoczny „szyldem” z nazwą bądź logo Wykonawcy, umieszczonym w
obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy,
- w przypadku usytuowania placówki w miejscu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy,
-być dostosowana zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami do potrzeb osób z niepełnosprawnością narządów ruchu poruszających się np. o kulach, na wózkach inwalidzkich (podjazdy, najazdy, windy).
17.Wykonawca dostarczy bezpłatnie Zamawiającemu druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych i zagranicznych. Zamawiający będzie również nadawał przesyłki za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na podstawie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego które zapewni we własnym zakresie.
18.Przed dokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia wybranych przez Zamawiającego placówek Wykonawcyw zakresie spełnienia warunków udziału w postepowaniu. Zmiana dotycząca zmiany miejsc odbioru przesyłek wskazanych w ofercie Wykonawcy, wymaga pisemnego uzgodnienia z Zamawiającym.