2017-12-04

Świadczenie usług w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych

1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie przyjmowania, przemieszczania
i doręczania przesyłek pocztowych oraz ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Olsztynie.

2.Usługa jest świadczona w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w przypadku niemożności doręczenia, w obrocie krajowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i w obrocie zagranicznym tj. w Europie i poza Europą.

3.Zamawiający zobowiązuje się na potrzeby realizacji usługi, właściwie przygotowywać przesyłki do nadania oraz przygotowywać zestawienia ilościowe w przypadku przesyłek nie rejestrowanych
i zestawienia z wyszczególnieniem adresatów, w przypadku przesyłek rejestrowanych:

a)zestawienie dla przesyłek rejestrowanych jest prowadzone w postaci czterech książek przez :
MOPS,

MOPS – Dział  Dodatków Mieszkaniowych,

MOPS – Dział Świadczeń Rodzinnych,

MOPS- Dział Świadczeń Rodzinnych Świadczenie Wychowawcze 500+

b)Zamawiający (nadawca) umieszcza na przesyłce nazwę odbiorcy /adresata przesyłki pocztowej, wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej), określając jednocześnie rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny Zamawiającego (nadawcy). Obowiązek właściwego przygotowania przesyłki oraz sporządzenia powyższych zestawień ciąży na Zamawiającym. Zestawienia (w postaci książek nadawczych) będą sporządzane w 2 egzemplarzach – po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.

c)Zamawiający podczas wykonywania usługi wymaga od Wykonawcy zachowania na przesyłce pocztowej czytelnych danych Zamawiającego i  nie dopuszcza sytuacji, w wyniku której na przesyłce będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający. Przesyłki muszą być nadawane wyłącznie na podstawie dokumentów i druków potwierdzenia nadania oraz druków doręczenia i zwrotnego potwierdzenia odbioru wypełnionych przez Zamawiającego. Zarówno na kopertach jak i na ww. dokumentach i drukach muszą znajdować się wyłącznie dane adresowe Zamawiającego. Zamawiający musi na nich figurować jako nadawca.

5.Odbiór oraz nadawanie przesyłek pocztowych będzie następować z następujących siedzib: 5.1.Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej przy al. Marsz. J. Piłsudskiego  61 A w Olsztynie III piętro Kancelaria pok. 309 w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2018 r. - w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz.13.30 -14.00

5.2.Doręczanie przesyłek listowych będzie następowało do siedziby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej  przy al. Marsz. J. Piłsudskiego 61A w Olsztynie III piętro Kancelaria pok.309, w dni robocze od poniedziałku do piątku w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2018r. w godzinach 7.30 -8.30

5.3.Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej- Działu Świadczeń Rodzinnych przy al. Marsz. J. Piłsudskiego 32 Olsztynie w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2018 r. - w dni robocze poniedziałek, środa, piątek w godz. 13.00 -14.00.

5.4.Doręczanie przesyłek listowych będzie następowało do siedziby Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej –Działu Świadczeń Rodzinnych przy al. Marsz. J. Piłsudskiego 32 w Olsztynie , w dni robocze od poniedziałku do piątku w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2018r. w godzinach 7.30 -8.30

6.Zamawiający zobowiązuje się nadawać przesyłki w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie do miejsca przeznaczenia. Opakowanie listów stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana).Odpowiedzialność za przesyłki po przekazaniu ich Wykonawcy spoczywa w jego zakresie.

7.W przypadku nieobecności adresata lub innych osób uprawnionych do odbioru przesyłki w obrocie krajowym dostarczenie przesyłki będzie odbywać się z uwzględnieniem warunków i terminów do odbioru przesyłki określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa w tym zakresie.
W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązują zasady określone w przepisach międzynarodowych.

8.W przypadku zagubienia przesyłki w wyniku czego zostanie ona niedostarczona do odbiorcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo reklamacji. Reklamacja będzie się odbywać zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie przepisami Prawa pocztowego.

9.Za wykonanie usługi Zamawiający zapłaci kwotę wynikającą z bieżących potrzeb Zamawiającego oraz cen usług pocztowych świadczonych przez Wykonawcę. Rozliczenia finansowe za wykonanie usługi będą dokonywane w okresach miesięcznych na podstawie specyfikacji wykonanych usług pocztowych sporządzonej przez Wykonawcę, zawierającą w szczególności sumę opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie rozliczeniowym oraz za usługę odbioru i doręczenia lub zwrotu przesyłek Zamawiającemu, stwierdzone na podstawie dokumentów zdawczo-odbiorczych podpisanych przez upoważnionych przedstawicieli Stron.

10.Szacunkowe dane dotyczące nadawanych przez Zamawiającego przesyłek w ciągu jednego roku kalendarzowego zawarte są w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do ogłoszenia.

Zamawiający zastrzega, że podane dane mają charakter szacunkowy a rozliczenie z Wykonawcą odbywało się będzie na podstawie rzeczywistych ilości wykonanych usługi w danym miesiącu kalendarzowym.

11.Wykonawca zobowiązuje się przekazywać Zamawiającemu specyfikację (zestawienie ilości
i wartości) nadanych w danym miesiącu kalendarzowym przesyłek, najpóźniej do 7-go dnia następnego miesiąca po miesiącu świadczenia usługi.

12.Wykonawca co miesiąc wystawi trzy faktury na:

Nabywca: Gmina Olsztyn Plac Jana Pawła II 1 10-101 Olsztyn NIP: 7393847026

Odbiorca: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej Al. Marsz.J. Piłsudskiego 61A  10-449 Olsztyn

z zaznaczeniem w treści faktury (w polu Uwagi lub Informacje dodatkowe) kogo dotyczy tj.

-Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej al. Marsz. J. Piłsudskiego 61 A 10-449 Olsztyn (korespondencja z książek nadawczych: MOPS i MOPS – Dział  Dodatków Mieszkaniowych)

-Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej al. Marsz. J. Piłsudskiego 61 A 10-449 Olsztyn Dział Świadczeń Rodzinnych (korespondencja z książki nadawczej MOPS – Dział Świadczeń Rodzinnych)

-Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej al.Marsz.J.Piłsudskiego 32 (korespondencja z książki nadawczej MOPS- Dział Świadczeń Rodzinnych Świadczenie Wychowawcze 500+)

13.Zapłata wynagrodzenia za faktycznie wykonaną usługę będzie następowała z dołu, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, w terminie 14 dni od daty prawidłowo tj. zaakceptowanej przez Zamawiającego ilości i wartości usług pocztowych ujętych w wystawionej fakturze. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

14.Wykonawca jest zobowiązany do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej
w zakresie związanym z przedmiotem zamówienia, przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia na kwotę minimum 250 000 zł. W przypadku posiadania ubezpieczenia na okres krótszy niż okres realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia umów ubezpieczenia w ww zakresie na kolejny okres następujący bezpośrednio po zakończonym okresie ubezpieczenia
i przedłożenia Zamawiającemu dokumentów potwierdzających ten fakt na co najmniej 7 dni przed upływem terminu dotychczasowego ubezpieczenia, pod rygorem prawa Zamawiającego do odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. Suma gwarancyjna nie podlega konsumpcji.

15.Wykonawca dla wypełnienia swoich zobowiązań powinien zapewnić doświadczone
i wykwalifikowane osoby zdolne do prowadzenia wszelkich powierzonych zadań, zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa oraz z postanowieniami odpowiednich decyzji, uzgodnieniami i opiniami, warunkującymi prawidłową realizację zamówienia. Osoby wykonujące przedmiot zamówienia powinny być pisemnie zobowiązane do przestrzegania przepisów w zakresie tajemnicy pocztowej oraz przestrzegania przepisów z zakresu ochrony danych osobowych oraz obowiązujących w tym zakresie procedur wewnętrznych Wykonawcy.

16. Wykonawca przez okres wykonywania umowy jest zobowiązany do :

a) dysponowania minimum 12 placówkami na terenie miasta Olsztyna, przy czym każda placówka Wykonawcy musi spełniać niżej wymienione warunki:

- być czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy przez  minimum 8 godzin dziennie

- być oznakowana w sposób widoczny „szyldem” z nazwą bądź logo Wykonawcy, umieszczonym w

obrębie witryny jednoznacznie wskazującym na jednostkę Wykonawcy,

- w przypadku usytuowania placówki w miejscu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy,

-być dostosowana zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami do potrzeb osób z niepełnosprawnością narządów ruchu poruszających się np. o kulach, na wózkach inwalidzkich (podjazdy, najazdy, windy).

17.Wykonawca dostarczy bezpłatnie Zamawiającemu druki zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych i zagranicznych. Zamawiający będzie również nadawał przesyłki za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na podstawie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego które zapewni we własnym zakresie.

18.Przed dokonaniem wyboru najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia wybranych przez Zamawiającego placówek Wykonawcyw zakresie spełnienia warunków udziału w postepowaniu. Zmiana dotycząca zmiany miejsc odbioru przesyłek wskazanych w ofercie Wykonawcy, wymaga pisemnego uzgodnienia z Zamawiającym.

 

 

 

Załączniki

Przeczytaj o systemie i przetwarzanych w nim danych

Tożsamość administratora systemu
Administratorem Scentralizowanego Systemu Dostępu do Informacji Publicznej (SSDIP), który służy do udostępniania podmiotowych stron BIP jest Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-583) przy Al. Ujazdowskich 1/3, który zapewnia jego rozwój i utrzymanie. Minister Cyfryzacji w ramach utrzymywania i udostępniania systemu SSDIP zapewnia bezpieczeństwo publikowanych danych, wymagane funkcjonalności oraz rejestrowanie i nadawanie uprawnień redaktorów BIP dla osób wskazanych we wnioskach podmiotów zainteresowanych utworzeniem własnych stron podmiotowych przy użyciu SSDIP zgodnie z art. 9 ust. 4 pkt 3 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429).
Minister Cyfryzacji, jako administrator systemu SSDIP jest jednocześnie administratorem danych osób wnioskujących o dostęp do SSDIP w celu utworzenia podmiotowych stron BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania.
Tożsamość administratora danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w systemie SSDIP w zakresie osób wnioskujących o utworzenie podmiotowej strony BIP oraz osób wyznaczonych do ich redagowania (redaktorów podmiotowych stron BIP) jest Minister Cyfryzacji.

Administratorami danych publikowanych na podmiotowych stronach BIP utworzonych w ramach SSDIP są podmioty, które daną stronę podmiotową BIP utworzyły. Podmioty te decydują o treści danych, w tym treści i zakresie danych osobowych publikowanych na podmiotowych stronach BIP, ich rozmieszczeniu, modyfikacji i usuwaniu.
Minister Cyfryzacji, jako Administrator systemu SSDIP w odniesieniu do materiałów publikowanych na podmiotowych stronach BIP jest podmiotem przetwarzającym. Może on ingerować w treść materiałów publikowanych na poszczególnych stronach podmiotowych BIP jedynie w przypadku, gdy właściwy podmiot, który daną stronę utworzył i nią zarządza utracił do niej dostęp lub z innych przyczyn utracił nad nią kontrolę.
Dane kontaktowe administratora systemu SSDIP
Z administratorem systemu SSDIP można się skontaktować poprzez adres email mc@mc.gov.pl, pisemnie na adres siedziby administratora, lub na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych
Administrator systemu SSDIP wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez email iod@mc.gov.pl lub listownie – na adres ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować wyłącznie w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osób składających wnioski o udostepnienie SSDIP, redaktorów poszczególnych stron BIP, oraz incydentów bezpieczeństwa.
W sprawach przetwarzania danych osobowych zawartych w treści materiałów publikowanych w ramach poszczególnych stron podmiotowych, należy się kontaktować z inspektorem ochrony danych podmiotu, którego strona BIP dotyczy, ich redaktorem lub kierownictwem podmiotu, który daną stronę podmiotowa BIP utworzył.
Cele przetwarzania i podstawa prawna przetwarzania
Celem przetwarzania danych publikowanych na stronach podmiotowych BIP przez poszczególne podmioty jest udostępnienie informacji publicznej wytworzonej w urzędzie i dotyczącej działalności urzędu. Podstawę prawną publikacji stanowi wypełnienie obowiązku prawnego, o którym mowa w art. 8 oraz art. 9 ust 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
Celem udostępniania systemu SSDIP przez Ministra Cyfryzacji jest umożliwienie podmiotom zobowiązanym, o których mowa w art. 4 ust 1 i 2 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, utworzenia i prowadzenia własnych stron BIP (co wynika z art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ww. ustawy).
Odbiorcy danych lub kategorie odbiorców danych
Dane osobowe w zakresie imienia, nazwiska, nr telefonu, nr faksu dotyczące redaktorów podmiotowych stron BIP oraz dane osobowe publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na poszczególnych podmiotowych stronach BIP są danymi udostępnianymi publicznie bez żadnych ograniczeń, w tym Centralnemu Ośrodkowi Informatycznemu w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 132-136, któremu Ministerstwo Cyfryzacji powierzyło przetwarzanie danych przetwarzanych w ramach platformy SSDIP.
Okres przechowywania danych
Dane dotyczące osób wnioskujących o udostępnienie systemu SSDIP oraz dane osób wyznaczonych na redaktorów stron podmiotowych przechowywane są przez czas, w jakim osoby te pełniły swoje funkcje oraz przez okres wskazany w przepisach prawa po okresie, w którym osoby te przestały pełnić swoje funkcje.
Dane osobowe osób zawarte w materiałach publikowanych w ramach podmiotowych stron BIP przechowywane są przez okres ustalony przez osoby zarządzające treścią tych stron.
Prawa podmiotów danych
Osoby, których dane są przetwarzane w systemie głównym SSDIP, w tym osoby składające wnioski o przyznanie dostępu do SSDIP oraz osoby będące redaktorami podmiotowych stron BIP, mają prawo dostępu do swoich danych, prawo do sprzeciwu, prawo ograniczenia przetwarzania oraz prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, o którym mowa powyżej. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora systemu tj. Ministra Cyfryzacji lub wyznaczonego inspektora ochrony danych na adres iod@mc.gov.pl.
Osoby, których dane są publikowane w ramach treści materiałów zamieszczanych na podmiotowych stronach BIP maja prawo dostępu do danych, prawo do sprzeciwu, prawo do ograniczenia przetwarzania, prawo żądania ich sprostowania oraz usunięcia po okresie, w którym ich publikacja jest wymagana. Z wnioskiem w sprawie realizacji ww. praw należy się zwracać do administratora danych podmiotu, którego dana strona BIP dotyczy, lub wyznaczonego przez niego inspektora ochrony danych.
Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Osobom, których dane są przetwarzane w systemie SSDIP lub na podmiotowych stronach BIP publikowanych przez poszczególne podmioty przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Informacja o dobrowolności lub obowiązku podania danych
Przetwarzanie danych osobowych osób składających wnioski o dostęp do SSDIP oraz osób wyznaczonych do redakcji poszczególnych stron podmiotowych BIP jest niezbędne dla zapewnienia kontroli dostępu i wynika z przepisu prawa, tj. art. 9 ust. 4 pkt 3 oraz art. 9 ust. 4a ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1429) oraz § 15 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. Nr 10, poz. 68), w związku z art. 20a ustawy z dnia 17 lutego o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294) i przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2247).
Publikowanie danych osobowych na stronie systemu SSDIP oraz na podmiotowych stronach BIP jest dopuszczalne tylko wtedy, jeśli wynika z przepisów prawa, lub jeśli administrator danych uzyskał zgodę tych osób na ich publikację.



Zapoznałem się..