Zorganizowanie i przeprowadzenie warsztatów wyjazdowych dla rodzin uczestniczących w projekcie „Pozytywny początek” postępowanie II
1.Przedmiotem zamówienia jest usługa obejmująca zorganizowanie i przeprowadzenie warsztatów wyjazdowych dla rodzin uczestniczących w projekcie „Pozytywny początek”
2.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załączniki nr 1 do ogłoszenia o zamówieniu
3.Kategoria przedmiotu zamówienia zgodnie ze wspólnym Słownikiem Zamówień (CPV):
85.32.10.00-5- Administracyjne usługi społeczne
80.00.00.00-4 - Usługi edukacyjne i szkoleniowe
60.17.00.00-0 - Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą
55.10.00.00-1- Usługi hotelarskie
55.12.00.00-7 - Usługi hotelarskie w zakresie organizacji spotkań i konferencji
55.13.00.00-0 - Inne usługi hotelarskie
4.Zakres zamówienia zawarty w szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załączniki nr 1 do ogłoszenia o zamówieniu i obejmuje:
4.1.Zorganizowanie i przeprowadzenie warsztatów wyjazdowych dla 44 rodzin tj. 140 osób w tym:
67 osób dorosłych i 73 osoby dzieci i młodzież.
4.2.Warsztaty będą polegały na zorganizowaniu dwóch wyjazdów, trzydniowych (piątek – niedziela)
wyjazd letni w terminie wskazanym przez Wykonawcę pomiędzy 11 sierpnia 2019r. – 1 września 2019r.
wyjazd zimowyw terminie 6 - 8 grudnia 2019 r.
Zakłada się, że każda rodzina weźmie udział w warsztatach letnich i zimowych, jednak ze względu na nieprzewidziane sytuacje życiowe należy wziąć pod uwagę, że uczestników może być mniej o ok. 10 osób.
4.3.Wymagane miejsce organizacji warsztatów wyjazdowych poza granicami miasta Olsztyna w odległości do 200 km. Wyjazdy mogą być zorganizowane w tym samym miejscu lub w różnych miejscach z zastrzeżeniem, że miejsce będzie zgodne z warunkami określonymi w szczegółowym opisie zamówienia.
4.4.W czasie warsztatów dla rodziców będą zorganizowane zajęcia grupowe dla młodzieży i dzieci. Zajęcia powinny odbywać się równolegle, wykonawca powinien mieć zapewnioną dyspozycyjność sal oraz kadrę, która będzie posiadała odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie określone w szczegółowym opisie zamówienia.
4.5.Wykonawca zapewni miejsce pobytu, zakwaterowania, sale szkoleniowe określone w szczegółowym opisie zamówienia.
4.6.Wykonawca zapewni zakwaterowanie iwyżywienie zgodnie z warunkami określonymi w szczegółowym opisie zamówienia.
4.7.Wykonawca zapewni - na wyjeździe letnim zorganizowanie i przeprowadzenie zajęć warsztatowych i integracyjnych, sesji wizażu, sesji fotograficznych, przygotowanie fotokalendarza dla każdej z rodzin na 2020r.,
- na wyjeździe zimowym zorganizowanie i przeprowadzenie zajęć warsztatowych i integracyjnych mające na celu kultywowanie tradycji i zwyczajów świątecznych, przygotowanie wystawyfotograficznej i plastycznej, występ zespołu artystycznego itp. zgodnie zeszczegółowym opisem przedmiotu zamówienia.
4.8.Wykonawca zapewni w cenie oferty ratownika wodnego podczas wyjazdu sierpniowego oraz na każdym wyjeździe opiekę medyczną minimum dostęp i transport do przychodni zdrowia, gdzie uczestnik będzie miał prawo w razie potrzeby do nieodpłatnego skorzystania z pomocy pielęgniarki i lekarza .
4.9.Wykonawca zapewnia transport autokarowy uczestników na miejsce zajęć i z powrotem.
4.10.Wykonawca zapewnia ubezpieczenie NNW uczestników warsztatów w wysokości nie mniejszej niż 10 000 zł na osobę.
4.11.Wykonawca zapewni organizację czasu wolnego z elementami służącymi integracji uczestników.
4.12.Wykonawca zapewni swojego przedstawiciela w miejscu organizacji zajęć do koordynacji działań podczas każdego wyjazdu warsztatów grupowych.
5.Realizując zamówienie Wykonawca zobowiązany jest do :
5.1.Rzetelnej i terminowej realizacji przedmiotu umowy, w tym prowadzenie dokumentacji z każdego wyjazdu, w szczególności:
- list obecności uczestników;
- sprawozdania ze zrealizowanego warsztatu wyjazdowego ;
- dokumentacji fotograficznej z przebiegu działań realizowanych w ramach projektu min 20.
-Kopii polisy ubezpieczeniowej NNW.
- przekazania przygotowanych i wydrukowanych kalendarzy najpóźniej do dni 15 października 2019r.
5.2.Oznaczenia miejsc i dokumentów bezpośrednio związanych z realizacją zadania, tj. korespondencji dotyczącej Projektu i wszystkich innych dokumentów z nim związanych „wychodzących” od Wykonawcy logotypów Unii Europejskiej oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 wraz z zamieszczeniem napisu o współfinansowaniu przedmiotu zamówienia ze środków Unii Europejskiej zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów, dostępnymi na stronie internetowej: https://rpo.warmia.mazury.pl/artykul/3347/zasady-dla-umow-podpisanych-po-1-stycznia-2018-roku
5.3. Informowanie uczestników o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej oraz realizacji projektu współfinansowanego z EFS, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014−2020 w ramach projektu nr RPWM.11.02.04-28-0016/17 pt. „Pozytywny początek”.
5.4.Ścisłej współpracy z koordynatorem projektu oraz zespołem projektowym.
5.5.Niezwłocznego udostępniania do wglądu na żądanie Instytucji Wdrażającej projekt oraz innych podmiotów uprawnionych do kontroli wszelkich dokumentów związanych z realizowanym Projektem, w tym dokumentów finansowych.
5.6.Przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją przedmiotowego zamówienia w sposób zapewniający ich dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz do informowania Zamawiającego o miejscu ich archiwizacji oraz przekazania wszelkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów związanych z realizacją projektu do Zamawiającego.
5.7.Zachowania w poufności - zarówno w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia jak i po jej ustaniu - wszelkich danych osobowych, do których Wykonawca miał dostęp.
6.Osoby realizujące zamówienie nie mogą przekraczać maksymalnego dopuszczalnego limitu zaangażowania zawodowego w liczbie 276 godzin miesięcznie, o którym mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020.
7.Zamawiający wypełniając obowiązek wynikający z umowy o dofinansowanie projektu w zakresie dokonywania zamówień z wykorzystaniem klauzul społecznych przyzna dodatkowe punktu
w kryterium oceny ofert, Wykonawcy, który skieruje do realizacji usługi osobę zatrudnioną przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę, w takim wymiarze czasu pracy, w jakim dana osoba będzie realizować usługę. Zasady kontroli sposobu realizacji zatrudnienia na umowę o pracę i sankcji za jego niedotrzymanie określone są we wzorze umowy.