1.Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja spotkania integrującego dla 44 rodzin zastępczych uczestników projektu „Pozytywny początek” w Olsztynie lub poza Olsztynem w odległości do 20 km od granic administracyjnych miasta Olsztyn. Celem spotkania jest integracja rodzin, aktywny wypoczynek oraz zapoznanie z kulturą regionu warmińsko- mazurskiego.
2.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do ogłoszenia o zamówieniu.
3.Kategoria przedmiotu zamówienia zgodnie ze wspólnym Słownikiem Zamówień (CPV):
79 95 20 00-2 Usługi w zakresie organizacji imprez
4.zakres zamówienia obejmuje:
4.1.transport uczestników 142 osoby (jeśli spotkanie będzie zorganizowane poza Olsztynem);
4.2.salę biesiadną na poczęstunek (podczas sprzyjających warunków atmosferycznych dopuszcza się przeprowadzenie gier, zabaw i biesiady na świeżym powietrzu);
4.3. salę na zajęcia animacyjne dla dzieci;
4.4.zorganizowanie przejażdżki po okolicy powozami/wozami albo bryczkami dla osób chętnych uczestników spotkania;
4.4.zorganizowanie ogniska /grilla ;
4.5.zorganizowanie zabaw - animacja dla dzieci;
4.6.zapewnienie występu zespołu folklorystycznego
4.7.zorganizowanie i zapewnienie poczęstunku w sali biesiadnej
4.8. ubezpieczenie uczestników na czas spotkania integrującego.
5. Realizując zamówienia Wykonawca zobowiązany jest również do :
5.1.Rzetelnej i terminowej realizacji przedmiotu umowy, w tym do sporządzania sprawozdania z przeprowadzonego spotkania integrującego wraz z dokumentacją fotograficzną z imprezy – minimum 20 zdjęć dobrej jakości (materiał fotograficzny zostanie przekazany razem ze sprawozdaniem na nośniku CD/DVD oraz pocztą elektroniczną ).
5.2. Informowania uczestników o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej oraz realizacji projektu współfinansowanego z EFS, realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014−2020 w ramach projektu nr RPWM.11.02.04-28-0016/17 pt. Pozytywny początek;
5.3. Oznaczenia miejsc i dokumentów bezpośrednio związanych z realizacją zamówienia z użyciem logotypów Unii Europejskiej oraz Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 wraz z zamieszczeniem napisu o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej zgodnie z Wytycznymi w zakresie informacji i promocji programów polityki spójności 2014-2020, dostępnymi na stronie internetowej: https://rpo.warmia.mazury.pl/artykul/3347/zasady-dla-umow-podpisanych-po-1-stycznia-2018-roku
5.4. Udostępniania do wglądu na żądanie Instytucji Wdrażającej projekt oraz innych podmiotów uprawnionych do kontroli wszelkich dokumentów związanych z przedmiotowym zamówieniem, w tym dokumentów finansowych;
5.5.Przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją przedmiotu zamówienia w sposób zapewniający ich dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz do informowania o miejscu ich archiwizacji oraz przekazania dokumentów związanych z realizacją projektu ;
5.6.Zachowania w poufności wszelkich danych osobowych związanych z realizacją projektu.
5.7. Ścisłej współpracy z koordynatorem projektu oraz zespołem projektowym;
5.8. Osoby zatrudnione przy realizacji przedmiotu zamówienia nie mogą przekraczać maksymalnego dopuszczalnego limitu zaangażowania zawodowego w liczbie 276 godzin miesięcznie, o którym mowa w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020.
Termin składania ofert : do dnia 7.05.2019r. do godz. 12.00